Lors de mon précédent billet Les règles d’or du freelance – billet n°1, j’ai abordé les points essentiels à la bonne élaboration d’un devis. Rédaction précise d’un cahier des charges, acompte etc.
Autant d’éléments que tous les graphistes débutants devraient appliquer dès le départ de leurs activités. Dans la suite de ce billet, je vais vous parler de choses un peu plus terre à terre et qui pourraient parfois s’imposer d’elles mêmes avec un peu de bon sens. Malheureusement, le bon sens n’est pas toujours une qualité première lors de nos 1ers contrats freelance, et j’en sais quelque chose.

A suivre donc : la gestion de votre projet (que ce soit face à votre client ou dans votre quotidien) et sa livraison. Sous formes de règles assez succinctes là encore, je continue de me baser sur mon expérience et mes erreurs. Normalement à ce stade du processus vous êtes en possession de votre devis signé et de votre acompte.

LE PLANNING :

Lorsque vous débutez un projet, assurez-vous dans un 1er temps de la deadline (date de livraison) exigée par votre client. De toute façon, il vaut mieux la demander avant de faire votre devis afin d’être sûr de pouvoir rendre le boulot dans les temps, c’est quand même le B.A-BA.
Dans tous les cas une fois cette deadline en main, rédigez-vous un planning que vous ferez également parvenir à votre client. Celui-ci doit être suivis à la lettre non seulement par vous mais aussi par votre client pour tout ce qui concernera ses interventions (validations, modifications…).
C’est un conseil qui paraît anodin et surtout exagéré pour certains, mais à mes débuts (lors de ma 1ère année de freelance) je me rappelle avoir voulu faire cette économie de temps et en avoir payé les pots cassés. Il est très facile de se laisser déborder et de ne pas se rendre compte du retard pris sur un boulot, et c’est encore plus le cas lorsque comme moi il peut vous arriver de travailler sur 2 ou 3 projets quasi simultanément.

Le planning a l’avantage de limiter les prises au dépourvu et de vous assurer un semblant de cohérence dans le déroulement de vos projets. Il vous permets aussi de jouer la transparence sur les moments travaillés auprès de votre client et de vous protéger dans le cas où ce dernier manquerait de réactivité pour vous faire parvenir les éléments du processus de validation.
Pour ma part lorsque je cumule 1 ou 2 projets en même temps qui ont une deadline similaire, je fonctionne par demi-journée et j’estime les choses à faire selon l’urgence. Pourquoi me direz-vous ? Et bien pour faciliter le processus de validation dont je parlerai plus bas. Si sur une semaine j’ai par exemple 2 projets simultanés, alors je partage ma semaine comme ceci :

Lundi matin : Projet 1
Lundi après midi : Projet 2
Mardi matin : Projet 1
Mardi après-midi : Projet 2

Ce fonctionnement vous permets d’avancer régulièrement sur vos missions. Car si le lundi matin vous réalisez une partie du projet qui demande une validation client, alors vous pouvez envoyer votre boulot en fin de matinée et attendre la validation sans perdre de temps sur votre autre mission que vous réaliserez l’après midi. De l’autre côté, votre client dispose d’une après-midi pour étudier votre travail et revenir vers vous avec ses retours. Ce qui est tout de même plus simple pour lui que de devoir le faire en catastrophe à la fin de la journée, en sachant que bien souvent à cause de cette même fin de journée les retours attendront bien le lendemain.
Les validations sont généralement plus rapides de cette façon, et les projets se déroulent de manière plus fluides. C’est en tout cas ce que j’ai constaté, même s’il y a bien évidemment des situations où ce n’est pas le cas mais aucun système n’est parfait.

Évidemment lorsque vous travaillez sur un seul et unique projet, la question ne se pose pas. Toutefois l’avantage du planning reste afin que tout soit bien réglé entre vous et votre client, autant ses obligations que les vôtres.

LES HORAIRES :

Autre point sensible de notre métier, savoir quand commencer et quand s’arrêter.
Si mon compagnon pouvait témoigner ici, il vous dirait que durant ma 1ère année d’activité (jusqu’à un passé pas si lointain) je me suis très souvent couchée à 4 ou 5h du matin pour terminer un boulot. Il peut y avoir plusieurs raisons pour cela dont le manque d’organisation durant une période excessivement chargée en travail, mais la pire des raisons reste le client chiant. Et celui-là, croyez moi, est beaucoup plus répandu qu’il n’y paraît ! De mon côté j’ai même cru il fut un temps que j’y avais pris un abonnement, car je les ai vraiment cumulé.

Lorsque vous avez à faire à l’un de ces spécimens, il ne faut surtout pas que vous lui donniez l’impression d’être un bon pigeon (ou un bon con), car il aura votre peau. Au début vous vous ferez avoir, tout comme moi, car le manque d’expérience n’aide vraiment pas sur ce terrain. D’où la nécessité de tout bien appliquer à la lettre : devis, acompte, cahier des charges, planning pour les 2 parties, etc.

L’important est vraiment de vous fixer des horaires et de vous y tenir, par exemple du Lundi au Vendredi de 9h à 18h avec une petite pause d’une heure le midi pour manger. Généralement je fais 8h par jour, si j’arrive plus tard le matin pour une raison ou pour une autre alors je compense en finissant plus tard le soir. Mais ça c’est mon problème et pas celui des clients.

Si par contre un client vous contacte un soir vers 18h pour un boulot urgent à rendre le lendemain, libre à vous d’accepter ou de refuser. Mais dans le cas où vous décideriez de donner une suite positive, non seulement n’omettez pas la partie devis (surtout pas même, car ce sont toujours ce type d’urgences qui peuvent amener des soucis), mais en plus n’appliquez pas les mêmes tarifs. C’est important, car bosser une bonne partie de la nuit est un « sacrifice » et bouscule votre organisation. Si votre client ne comprends pas cette notion alors laissez le aller voir un autre freelance plus enclin à se laisser faire !
J’ai souvent eu ce type de demandes, uniquement de la part d’agences, et ils sont habitués à ce que les frees appliquent un tarif plus élevé pour ce cas précis.

L’essentiel est de vraiment vous préserver, ne tombez pas dans la spirale du boulot soirs et week-ends, surtout si vous vivez avec quelqu’un ou avez des enfants. Ces conseils sont d’autant plus importants pour ceux qui bossent de chez eux (une majorité des freelances), car lorsque l’on travaille de chez soi on ne délimite pas toujours correctement vie privée et professionnelle.

LES ÉTAPES DE LA VALIDATION :

A chaque étapes importantes de votre projet, soumettez votre boulot à votre client comme prévu dans le planning. Ceci vous évite de bosser pour rien pendant des jours alors que votre client souhaitera de lourds changements que vous auriez pu éviter.

Pour le reste, une chose IMPORTANTE : gardez toutes les demandes par écrit.
Je n’insisterai jamais assez là dessus et je l’ai déjà abordé dans mon billet n°1. Lorsqu’un client (qu’il soit agence ou entreprise) vous fera parvenir ses demandes de modifications, passez uniquement via des outils ou il vous restera des traces de vos échanges. Email, Skype ou Msn avec enregistrement des historiques, ne transigez jamais à ce propos. Pourquoi ? Parce qu’il n’est pas rare qu’un client se contredise lui même sans s’en rendre compte, et pour le coup si vous vous retrouvez confronté à cette situation vous serez bien heureux d’en avoir les preuves pour refuser d’être pris pour une chèvre.
Je parle bien entendu surtout pour les freelances qui bossent exclusivement à distance ou qui ne se rendent pas perpétuellement à des réunions avec leurs clients, ce qui est mon cas. Pour les autres qui bosseraient dans les locaux de clients ou en régie, c’est tout autre chose et n’ayant pas d’expériences en la matière je ne me prononcerai pas là dessus.

LES MODIFICATIONS :

Suite aux étapes de validations il y a de fortes chances pour que votre client sollicite plusieurs modifications de votre part. De ce fait, inscrivez sur votre devis un nombre limité de modifications que vous incluez à votre prestation.
Pour ma part, c’est généralement compris entre 3 et 5 modifications selon l’importance du projet et le nombres d’étapes de validations que j’ai prévu au planning.
L’importance de les limiter est avant tout d’éviter les modifications au compte gouttes, non seulement parce que vous n’avez pas que ça à faire mais aussi parce que cela évitera à votre client de trop se contredire. Assurez-vous néanmoins avoir bien respecté toutes les demandes initiales de votre client, car si tel n’était pas le cas ce dernier est tout à fait en droit de vous demander les modifications nécessaires sans que celles-ci ne puissent lui être incombées.

Dans tous les cas, si votre client vous demande des modifications qui dépasseraient le seuil autorisé par votre devis, n’hésitez surtout pas à le lui stipuler et à faire un avenant à votre devis initial.
Il ne faut surtout pas croire que vous vous devez de réaliser toutes ces modifications ad vitam aeternam, sinon vous pourrez passer jusqu’à 6 mois avec un client. Suivez ce conseil, vous vous éviterez bien des soucis.

LA LIVRAISON :

A ce stade votre boulot est validé, vous rendez donc le fruit de votre dur labeur.
Pas grand chose à dire ici, si ce n’est qu’il peut arriver que votre client vous demande les fichiers sources (.psd, .fla etc). Là encore, en théorie cela se paye.
Personnellement, je ne facture pas les fichiers sources lorsqu’ils sont nécessaires au client pour la suite du travail après mon intervention. Par exemple dans le cadre d’une maquette de site internet, le fichier .psd est essentiel pour une bonne intégration, et dans ce cas aucune facturation.
Mais si votre client vous demande un fichier dont il n’a normalement pas besoin pour la suite, et s’il le fait donc dans l’unique but de pouvoir s’en resservir ou le modifier (dans le respect de la cession de droit conclue à l’élaboration du devis), alors il est normal de le faire payer et n’hésitez pas à le faire.

A la livraison, vous envoyez évidemment votre facture. A savoir que pour ma part je demande le paiement à la livraison et le client a 30 jours pour y procéder, si ce n’est pas le cas vous appliquez des pénalités de retard comme stipulé sur vos CGV. Il vous arrivera aussi d’avoir à faire à des agences qui ne vous paieront qu’à 60 jours, et je l’ai vécu il n’y a pas plus tard qu’il y a 3 mois. Dans ce cas précis (et à condition de se renseigner sur leurs modalités de compta dès le départ), libre à vous d’accepter ou de vous refuser.

Je pense avoir fait le tour des points que je voulais aborder. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez apporter des précisions, direction les commentaires ci-dessous.

Commentaires

  1. Ptitdoss
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    Merci encore pour ces infos, je prends note !
    Pour le lancement en freelance (pour moi, c’est un futur lointain), Comment trouver ses 1er contacts agence ou autre ? … Bouche à oreille, reseaux sociaux, … ?

    • Ludivine
      Répondre

      Je ferai très prochainement (de l’ordre de quelques jours) un article sur le démarchage, qui je pense répondra à certaines de tes questions.

  2. Jean-Michel
    Répondre

    Merci pour ce billet mais je trouve qu’il manque un point essentiel, comment gérer son entourage ou administration (école) qui ne comprend pas forcément la non-disponibilité pendant des horaires classiques de bureau ?

    • Ludivine
      Répondre

      Effectivement, à qui le dis-tu.
      Je n’ai pas trouvé de solutions miracles pour ma part, du côté entourage j’ai beaucoup de mal à retenir ma chère maman de venir en semaine sous prétexte que je travaille de chez moi. Jusque là la fermeté est mon seul recours, je pense qu’il faut juste dire les choses de façon simple : « Non ». Si quelqu’un a une meilleure solution, je suis preneuse !!

      • YamoYamo
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        Avoir un bureau.

        C’est du reste la solution à pas mal de problèmes classique du freelance. Certains préfèrent la maison, moi j’ai fait (longtemps) les deux. Maintenant plus question de lâcher le bureau.

        Astuce n°2 : Gagner plein de fric.
        Lorsque vous empochez 2 ou 3 fois plus de blé que votre interlocuteur, c’est fou comme il comprend beaucoup mieux/vite que vous faites un « vrai travail » qui prend du vrai temps.
        C’est probablement parce que s’il continuait à vous considérer comme un hobbyiste, ça le relèguerait lui à un rang pour lequel il existe même pas d’expression consacrée.
        Certes, l’astuce n°2 demande pas mal d’organisation, et/ou de faire un peu de trafic d’armes, mais faut savoir ce qu’on veut.

  3. MrRayures
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    Merci pour cette série d’articles, je me lance tout doucement dans le milieu et ces conseils m’ont pour l’instant évités bien des soucis ^^).

  4. Thomas / Shug0
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    Merci pour tout ceci, il est vrai que commencer dans ce cruel monde du graphisme n’est pas toujours facile mais tes conseils m’aiderons à survivre dans ce monde de chaos ! =P

    Non je rigole, merci pour tout ces conseils utiles et ces retours d’expériences !

  5. Mmaayylliiss
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    Merci pour cet article, qui va bien m’aider, puisque je me lance en freelance ce mois-ci !

  6. grenade
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    Bon résumé, merci Ludivine !

    Pour répondre à Jean-Michel, perso, je me suis pris un petit bureau au loyer modeste. Je ne me voyais vraiment pas travailler de chez moi, justement à cause de tous ces problèmes vie perso/vie pro que je me sens incapable de gérer. Déjà, j’aurais vraiment du mal à bosser, et puis au bureau, je peux recevoir mes clients/fournisseurs. Au moins, le matin, je sors de chez moi, je vais au bureau, et quand j’en sors, c’est basta.

    • Jean-Michel
      Répondre

      Grenade > en fait, pour l’instant je n’ai pas mon propre appartement (ça ne serait tarder). Avec mon statut de portage salarial, la société qui gère mes comptes pro me permet de louer des bureaux si je le souhaite pour recevoir des clients ou organiser des formations. J’ai aussi la chance de travailler principalement ce qu’on appelle « en régie » (chez le client). En attendant au pire, je squatte chez des ami(e)s la journée pour être au calme 😉

  7. mixed
    Répondre

    Oui bravo pur ces conseils que j’essaye de tenir également !
    Mais voilà, il y a tjs un client qui vient faire le bordel.
    Voilà 6 mois que j’ai livré un boulot, avec devis, bon de commande etc, … MAis voilà, le client de l’agence revient sans cesse sur lapartiue éditoriale et donc graphique. Les modifications sont finalement faites en interne, et moi, tant que l’agence n’a pas la validation totale du projet, je ne peux pas facturer !!!
    Un avis sur la question ?
    Merci

  8. John
    Répondre

    Vous avez une très belle plume et j’espère pouvoir vous lire plus souvent. En attendant, je marque votre site dans mes favoris. A très bientôt j’espère.

  9. taskone
    Répondre

    Juste une petite remarque… vous dites :

    « […] paiement à la livraison et le client a 30 jours pour y procéder […] »

    Si le paiement se fait à la livraison… cela veut dire, qu’en théorie, le client n’a pas 30 jours pour payer. Il doit payer immédiatement.

    J’ai toujours pris l’habitude de laisser un petit temps pour payer, lorsque je sais que le client est solvable. Il est fixé à 10 jours ouvrés. Au-delà ce délais, j’applique des pénalités de retard.

    A noter que je parts toujours du principe que si le client n’a pas demandé, avant la signature du contrat des facilités de paiements, (comme par exemple : payer en plusieurs fois, augmenter le délais de paiement…) le principe de 10 jours ouvrés est appliqué par défaut, et ce, sans possibilité de modification à après l’édition de la facture.

    A+

  10. Ahmed
    Répondre

    Dans la dernière partie livraison, j’ajoute qu’il faut fournir au client un bon livraison (Satisfaction client) que vous lui faites valider officiellement en lui faisant signer.

  11. Aurélien Debord
    Répondre

    Très intéressant cet article, notamment l’invitation à délimiter les durées de travail et de non-travail.
    C’est vrai que lorsqu’on bosse chez soi, il faut parfois se faire violence pour ne pas bosser un samedi matin, par exemple ; mais au final c’est salutaire car on est plus en forme le lundi, on rend donc un travail de meilleure qualité et la vie familiale est quant à elle préservée.

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